Integração com Calendly
Automatize a Comunicação de Agendamentos no WhatsApp com Callbell
Nos guias a seguir, você aprenderá como integrar o Calendly com o Callbell usando o Zapier. Essa integração permite automatizar as comunicações relacionadas a agendamentos no WhatsApp, garantindo uma experiência mais fluida tanto para você quanto para seus clientes.
Com essa configuração, você poderá:
- Enviar confirmações automáticas de agendamentos via WhatsApp pelo Callbell.
- Enviar lembretes automáticos de agendamentos via WhatsApp para reduzir faltas.
- Enviar mensagens automáticas de acompanhamento após o agendamento via WhatsApp para manter o engajamento e melhorar a experiência do cliente.
Cada guia fornecerá instruções passo a passo sobre como configurar esses fluxos de trabalho usando Zapier, Calendly e Callbell.
Guia 1: Enviar Confirmações Automáticas de Agendamentos
Envie uma confirmação automática de agendamento como mensagem no WhatsApp pelo Callbell.
Passo a Passo
Crie sua Página de Agendamento no Calendly
Projete sua página de agendamento no Calendly para coletar informações essenciais, como:
- Nome
- Número de telefone (obrigatório)
- Endereço de e-mail (opcional)
Prepare Modelos de Mensagens no Callbell
Crie o modelo de mensagem que deseja enviar para novos leads no Callbell. Ao preparar o modelo:
- Use variáveis personalizadas (exemplo:
{{variável 1}},{{variável 2}}) para personalizar a mensagem. - Essas variáveis serão preenchidas dinamicamente pelo Zapier.
- Obtenha mais informações sobre como criar modelos com variáveis na Callbell
Dica: Na maioria dos casos, os modelos de WhatsApp são usados para confirmar ou lembrar sobre um agendamento. Recomendamos solicitar a aprovação na categoria "Utilidade", que tem metade do custo da categoria "Marketing".
- Use variáveis personalizadas (exemplo:
Crie um Zap: Defina o Calendly como o Gatilho
- Acesse o Zapier e crie um novo Zap.
- Defina o gatilho como "Invitee Created".
- Conecte sua conta do Calendly.
- Teste o gatilho para garantir que o Zapier esteja recuperando corretamente os dados da reserva.
Formate o Número de Telefone
- Adicione a ação Formatter no Zapier para garantir que o número enviado pelo Calendly esteja corretamente formatado para o Callbell.
- Selecione a ação Numbers no Formatter.
- Escolha Format Phone Number como o tipo de transformação.
- Mapeie o campo do número de telefone do Typeform.
- Selecione o formato de saída E164.
Envie a Mensagem Modelo com Variáveis Personalizadas pelo Callbell
- Adicione a ação Send Template Message no Zapier.
- Conecte sua conta do Callbell.
- Mapeie o campo de número de telefone formatado da etapa anterior para o campo "To".
- Copie e cole o UUID do modelo criado na etapa 2.
- Copie e cole o UUID do canal do seu Callbell.
- Preencha suas variáveis do modelo no campo "Template values".
Notas Finais
Com essa configuração, todo novo agendamento no Calendly acionará automaticamente uma mensagem de confirmação no WhatsApp via Callbell, garantindo uma comunicação clara e imediata. Para mais ajuda, confira:
Guia 2: Enviar Lembretes Automáticos de Agendamentos
Envie lembretes automáticos de agendamento como mensagens no WhatsApp pelo Callbell.
Passo a Passo
O processo de configuração é semelhante ao fluxo de confirmação de agendamento.
Siga os passos do Guia 1: Enviar Confirmações Automáticas de Agendamentos.
Adicione os seguintes passos adicionais no Zapier antes da última etapa "Envie a Mensagem Modelo com Variáveis Personalizadas pelo Callbell" para completar esse fluxo de trabalho:
Adicione uma Ação de Formatter No Zapier, clique em "Add a Step" e selecione Formatter.
- Escolha Date/Time como o Evento.
- Em Transform, selecione Format.
- No campo Input, selecione Scheduled Event Start Time.
- Em To Format, escolha o formato de data/hora desejado (exemplo:
DD/MM/YYYY HH:mm). - Em To Timezone, selecione o fuso horário correto.
Adicione Outra Ação de Formatter para Ajustar o Horário do Lembrete No Zapier, clique em "Add a Step" e selecione Formatter.
- Escolha Date/Time como o Evento.
- Em Transform, selecione Add/Subtract Time.
- No campo Input, selecione a saída da data formatada da etapa anterior.
- No campo Expression, insira
-1 daypara enviar o lembrete um dia antes do agendamento. - Mantenha o To Format igual ao da etapa anterior para manter a coerência.
Adicione uma Ação de Delay No Zapier, clique em "Add a Step" e selecione Delay.
- Escolha Delay Until como o Evento.
- No campo Date/Time Delayed Until, selecione a saída da etapa anterior (o horário ajustado do lembrete).
- Em "How should we handle dates in the past?", selecione Always continue para garantir o funcionamento correto do fluxo, mesmo que a condição de atraso seja ligeiramente ultrapassada.
Notas Finais
Com essa configuração, cada compromisso agendado no Calendly acionará um lembrete automático no WhatsApp via Callbell, garantindo que seus clientes recebam uma notificação no momento certo, um dia antes do agendamento. Esse fluxo ajuda a reduzir faltas e melhora a taxa de comparecimento. Para mais ajuda, confira:
Guia 3: Enviar Mensagens Automáticas de Acompanhamento Após o Agendamento
Envie acompanhamentos automatizados de agendamentos como uma mensagem no WhatsApp via Callbell.
Passo a Passo
O processo de configuração é semelhante ao fluxo de trabalho de confirmação de agendamento.
Siga os passos descritos no Guia 1: Enviar Confirmações Automáticas de Agendamentos.
Adicione os seguintes passos adicionais no Zapier antes da última etapa "Envie a Mensagem Modelo com Variáveis Personalizadas pelo Callbell" para completar esse fluxo de trabalho:
Adicione uma Ação de Formatter No Zapier, clique em "Add a Step" e selecione Formatter.
- Escolha Date/Time como o Evento.
- Em Transform, selecione Format.
- No campo Input, selecione Scheduled Event End Time.
- Em To Format, escolha o formato de data/hora desejado (exemplo:
DD/MM/AAAA HH:mm). - Em To Timezone, selecione o fuso horário apropriado.
Adicione Outra Ação de Formatter para Ajustar o Horário do Acompanhamento No Zapier, clique em "Add a Step" e selecione Formatter.
- Escolha Date/Time como o Evento.
- Em Transform, selecione Add/Subtract Time.
- No campo Input, selecione a saída da data formatada da etapa anterior.
- No campo Expression, insira
+15 minutospara enviar o acompanhamento 15 minutos após o agendamento. - Mantenha o To Format igual ao da etapa anterior para garantir a consistência.
Adicione uma Ação de Delay No Zapier, clique em "Add a Step" e selecione Delay.
- Escolha Delay Until como o Evento.
- No campo Date/Time Delayed Until, selecione a saída da etapa anterior (o horário ajustado para o acompanhamento).
- Em "How should we handle dates in the past?", selecione Always continue para garantir o funcionamento correto do fluxo, mesmo que a condição de atraso seja ligeiramente ultrapassada.
Notas Finais
Com essa configuração, cada agendamento concluído no Calendly acionará automaticamente uma mensagem de acompanhamento no WhatsApp via Callbell, garantindo um contato contínuo com seus clientes – seja para coleta de feedback, próximos passos ou agendamentos futuros. Esse fluxo ajuda a fortalecer o relacionamento com os clientes e aprimora a qualidade geral do serviço. Para mais ajuda, confira: